«Наука в Сибири» № 21 (2806) 26 мая 2011 г. КУРСЫ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГПНТБ СО РАН С 16 по 18 мая в ГПНТБ СО РАН были проведены курсы повышения квалификации для 50 сотрудников канцелярий, архивов, других служб учреждений Сибирского отделения Российской академии наук по теме «Организация делопроизводства». Виктор Иванов, ГПНТБ СО РАН Мероприятие проходило в рамках деятельности Сибирского регионального библиотечного центра непрерывного образования ГПНТБ (руководитель — к.пед.н. Е. Б. Артемьева, методист — А. Л. Полякова). Участники прибыли из научных учреждений Новосибирского, Иркутского, Красноярского, Томского, Бурятского, Якутского научных центров. Помимо основной программы, в рамках которой блестящий лектор и настоящий профессионал в своем деле Тамара Николаевна Мартынова, начальник Научного архива СО РАН, рассказала об основах работы делопроизводителя и архивиста, участников ждали интересные дискуссии с коллегами, в ходе которых гости смогли обменяться опытом и обсудить особенности работы с документами. На трёхдневных курсах слушатели смогли ознакомиться с нормативно-правовой базой, регламентирующей порядок учёта, комплектования и использования документов, и организацией современного делопроизводства: требованиями к составлению документов, порядком их составления, организацией документооборота. Систематический и универсальный подход, предложенный лектором, включал в себя подробный и детальный разбор таких понятий, как роль документа в системе управления, организация работы службы документационного обеспечения, экспертиза ценности, систематизация, архивное хранение и др. «Эффективность управленческой деятельности в организациях во многом зависит от того, как налажена работа с документами, прежде всего, каким образом организован документооборот», — говорит Т. Н. Мартынова. Вся деятельность любой организации отражается в документах: научных, научно-организационных, бухгалтерских, по личному составу. Практически все сотрудники в учреждениях работают с документами. В настоящее время нормативные документы регламентируют ответственность работников даже в должностных инструкциях и других организационно-распорядительных документах. Обращается внимание на то, что особая ответственность должна быть возложена на лиц, обладающих соответствующими полномочиями в области управления. Ответственность руководства заключается в поддержке политики управления документами во всей организации. Как известно, от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, в определенной степени, общий результат деятельности учреждения. «Правила оформления документов, работы с ними должен знать каждый, кому приходится создавать, отсылать, получать и использовать их, то есть практически любой работающий гражданин», — подчеркнула Тамара Николаевна. Кроме того, соблюдение государственных требований к оформлению документов является эталоном культуры труда для любой организации. Ведь всякий вышедший за пределы учреждения документ — это его визитная карточка, по которой вольно или невольно складывается общее впечатление и о руководителе, и о самой организации. И хотя в настоящий момент нормативная база и требования работы с документами более или менее устоялись, жизнь вносит свои коррективы — появились электронные документы, новые программы. Стоит отметить, что какой бы сложной ни была программа, она будет работать только в том случае, если документационное обеспечение в целом налажено эффективно. Подводя итоги обучающего мероприятия, Тамара Николаевна отметила: «Я не могу сказать, что мы проводим эти лекции систематически, но зачастую возникает необходимость решать вопросы, которые накапливаются в учреждениях. Наконец, много значат сам процесс обучения и просто общение друг с другом, ведь не на каждый вопрос, который иногда перед нами ставит жизнь, можно найти ответ в инструкции. Мне приятно вдвойне — на наше приглашение участвовать в этом семинаре откликнулись сотрудники служб документационного обеспечения из наших научных центров, даже отдалённых (Якутск, Иркутск, Томск, Красноярск, Улан-Удэ). Участники семинара проявляют большую заинтересованность, задают много вопросов. Они хотят работать грамотно, добиваться, чтобы их труд был уважаем. И очень важно, чтобы это понимали руководители институтов. Потому что без помощи руководства зачастую бывает не под силу организовать и наладить правильную систему работы. Совершенно необходимо, чтобы руководители учреждений понимали: работать с документами нужно грамотно. Ведь, это, прежде всего, интеллектуальная собственность. Интеллектуальная собственность самих учреждений, а в итоге — собственность Российской академии наук». Кратковременные курсы повышения квалификации получили высокую оценку слушателей, которые в эти дни были буквально заряжены рабочим настроением, положительными эмоциями. Чувствовалось, что эти люди приехали сюда не зря, что они получили знания, которые им нужны. И это говорит о том, что работа лектора и организаторов мероприятия встретила благодарный отклик участников. стр. 8