Конференции ИВТ СО РАН

V Всероссийская конференция молодых ученых по математическому моделированию и информационным технологиям с участием иностранных ученых

1-3 ноября, г. Новосибирск, Россия

Тезисы докладов

Информационные технологии

Система электронного документооборота КемГУ

Гудов А.М. , Завозкин С.Ю.

Центр Новых Информационных Технологий при Кемеровском Государственном Университете (Кемерово)

Для решения проблем автоматизации хранения, поиска и обработки большого количества служебной документации КемГУ разрабатывается система электронного документооборота (СЭД), дополнительной задачей которой также является интеграция с другими информационными системами с целью создания единого информационного пространства.

Основные функции СЭД: создание, хранение, редактирование документов, управление доступом к данным, возможность интеграции с другими информационными системами, поддержка web-интерфейса.

СЭД содержит следующие функциональные компоненты: пользователи, система управления доступом, система управления документами, система импорта-экспорта, система хранения данных.

Под электронными документами в системе понимается представление реальных документов, которые составляют информационное наполнение системы электронного документооборота. Электронный документ состоит из двух частей - метаданные и содержимое.

Система метаданных, представляющая разделы документа в СЭД, была разработана, основываясь на стандарте метаданных, описанном в спецификации IMS и стандарте метаданных Дублинского ядра (Dublin Core), а также на основе ГОСТов Р. Основные блоки метаданных: general, classification, lifecycle, technical, relation. Для обеспечения интеграции с другими информационными системами, в качестве стандарта представления метаданных был выбран xml.

Данные хранятся распределённо. Метаданные документа помещены в базу данных Oracle. Это связано с тем, что основная работа происходит с метаданными документа, и база данных Oracle как нельзя лучше подходит для этого, позволяя хранить и обрабатывать большое число записей, а также обеспечивать быстрый доступ к ним.

Само содержимое документа будет храниться в базе данных Domino. Это удобно тем, что база данных Domino изначально проектировалась для работы с неструктурированной информацией, и тем самым оптимальна для хранения различных типов документов.

Анализ предметной области позволил построить модели, отражающих существующие бизнес-процессы КемГУ и маршруты следования документов, на основе методологии функционального моделирования IDEF0.

Разработана модель жизненного цикла документов в СЭД. Она является спиральной и включает в себя следующие этапы: создание/редактирование, движение, задача, мониторинг, архив.

Программные средства реализации: Lotus Notest/Domino, СУБД Oracle, стандартные Web браузеры.

Результатом работы является действующий прототип СЭД, обладающий web-интерфейсом и выполняющий функции регистрации, идентификации, авторизации, работы с документом, системы активных заданий, импорта/экспорта метаданных документа в xml формате.

Была произведена пробная маршрутизация, подтвердившая корректность работы реализованных функциональных блоков согласно предъявленным к СЭД требованиям и адекватность автоматизации функций работы с документом.

Одной из трудностей реализации стала реализация связи сервера Domino 6.0 с сервером Oracle 8i, нерешённая на данный момент.

В ближайшее время планируется внедрение СЭД в КемГУ. Для внедрения необходима перестройка организационной структуры КемГУ. Для этого необходимо разработать новый нормативный регламент, а также продумать систему обучения пользователей работе с внедряемой СЭД.

Примечание. Тезисы докладов публикуются в авторской редакции

Ваши комментарии
Обратная связь

[Головная страница]
[Конференции]