Информационная система "Конференции"

Тезисы докладов

Информационные технологии

На сегодняшний день в Алтайском государственном университете существует острая потребность в наличии системы документооборота, которая позволяла бы не только наладить обмен данными между такими службами АГУ как отдел кадров, планово-экономический отдел, бухгалтерия и др., но и автоматизировать ведение отчетности и принятие решений на основе полученных данных.

На основе анализа существующей структуры документооборота, был сделан вывод, что имеющиеся в наличие программные средства обработки, хранения и обмена данных не удовлетворяют возникающим запросам.

В связи с поставленными проблемами документооборота, был проведен анализ программного обеспечения в соответствующих подразделениях АГУ, который показал, что существующее программное обеспечение не в полной мере удовлетворяет потребностям этих служб. В основном несоответствие заключается как в моральном старении программного обеспечения, так и функциональная «бедность» программ. Обмена общими данными между ними вообще отсутствует в виду разнородности программного обеспечения и, что наиболее часто встречающееся, отсутствие поддержки сетевых возможностей. Так же необходимо отметить проблемы, связанные с распределением должностных обязанностей по ведению баз данных.

В итоге, было выяснено, что, чтобы успешно управлять документами, нужно определить, какие типы документов в каком управлении нуждаются. В нашем случае данные можно разделить на две категории: документы для автоматизации учрежденческой деятельности и критически важные документы. Первые представляют собой электронную почту, замечания, письма, отчеты и общедоступные базы данных; вторые предназначаются для решения внутренних (управление временем и ресурсами) или внешних (маркетинг и обслуживание покупателей) информационных задач.

Также необходимо решить вопрос доступа к общим данным как "извне" (то есть создание базы данных "Персоналии" для доступа посредством Internet-технологий, создание электронного телефонного справочника), так и доступа руководящего состава (с соответствующими административными правами).

Для реализации задачи автоматизации документооборота необходимо учитывать ряд вопросов, которые возникают как перед работниками соответствующих отделов, так и перед программистом.

Во-первых, это проектирование исполняемого модуля, который включает в себя:

• внутренние службы (программы автоматизации документооборота)
• внешние службы (программы для работы оператора)
• автоматические операции (специальные возможности)

В качестве объекта исследования и проектирования структуры был взят документооборот отдела кадров.

Проанализировав имевшееся в наличие программное обеспечение, в качестве СУБД для этих целей наиболее подошла интегрированная среда Lotus Domino/Notes.

Lotus Domino представляет собой синтез пяти технологий, поддерживающих основные требования к средствам автоматизации работы с документами:

• распределенная документоориентированная база данных
• система передачи сообщений
• мощный аппарат тиражирования данных
• средства защиты информации
• средства разработки приложений
• интеграция с Internet - технологиями.

Проектирование и создание элементов интерфейса осуществлялось с помощью встроенного модуля Lotus Domino/Designer – средство для разработки таких элементов, как:

• формы (шаблоны)
• графические объекты
• виды (элементы сортировки и просмотра форм)
• навигаторы и фреймы (элементы навигации по базе данных)
• агенты (специальные программы-макросы).

Примечание. Тезисы докладов публикуются в авторской редакции

Ваши комментарии Обратная связь

[Головная страница] [Конференции]

© 1996-2000, Институт вычислительных технологий СО РАН, Новосибирск
© 1996-2000, Сибирское отделение Российской академии наук, Новосибирск
    Дата последней модификации: 06-Jul-2012 (11:47:01)